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Este guia é para administradores. O caminho mais simples é: cadastre a pessoa, coloque-a em um grupo e deixe o grupo definir as permissões. Assim, quando a equipe muda, você ajusta o grupo uma vez só, e não pessoa por pessoa.

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Antes de começar

  • Você precisa do papel Administrador da Empresa ou Administrador do Conglomerado.
  • O cadastro envia um email de primeiro acesso. Para isso, o servidor de email do conglomerado precisa estar configurado em Administração › Meu Conglomerado.
  • Cada empresa tem um limite de usuários ativos, definido em contrato.
O que cada papel de administrador pode fazer:

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Como o acesso funciona

  • Administradores não precisam de permissões. O Administrador da Empresa já acessa tudo o que está no plano da empresa, e o Administrador do Conglomerado acessa tudo. Por isso eles não aparecem nos grupos nem na aba de permissões por pessoa.
  • Quem tem o papel Usuário começa sem acesso a nenhum módulo. Ele vê só o que um grupo ou uma liberação individual der.
  • Basta um grupo liberar. Se a pessoa está em vários grupos e pelo menos um libera uma ação, ela tem essa ação.
  • A liberação individual soma. Ela dá a uma pessoa algo além do que os grupos dela dão, e continua valendo mesmo que o grupo perca aquele acesso.
  • Nada passa do plano. Um módulo ou uma ação fora do plano da empresa não pode ser liberado para ninguém.
As permissões são carregadas quando a página abre. Depois de qualquer mudança, peça para a pessoa recarregar a página.

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Cadastrar um usuário

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Abra a lista de usuários

No menu lateral, clique em Segurança e Governança › Usuários e depois em Novo Usuário.
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Preencha os dados

Informe Nome Completo, Email e Telefone. O email é o login da pessoa e não pode estar em uso por outro usuário.
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Escolha o papel

Em Função / Cargo, selecione Usuário, Administrador da Empresa ou, se você for Administrador do Conglomerado, Administrador do Conglomerado.
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Crie o usuário

Clique em Novo Usuário. A plataforma cria o cadastro e envia para a pessoa o email Primeiro acesso, com uma senha temporária. Veja o que ela faz com ele em Primeiro acesso.
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Decida sobre as permissões

Se o papel for Usuário, a tela pergunta se você quer configurar as permissões agora. Para administradores, essa etapa não aparece.
Se a sua empresa entra na plataforma pelo portal da própria empresa, o cadastro não envia email: a pessoa entra direto pelo portal.

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Configurar agora ou depois

  • Fazer isso depois é o caminho recomendado. Depois, coloque a pessoa em um grupo (veja Criar um grupo).
  • Configurar agora abre as abas Controle de Acesso e Dashboards. Ative os módulos e as ações que a pessoa precisa e clique em Concluir.
O que você marca em Configurar agora vira uma liberação individual: vale só para essa pessoa e continua valendo mesmo que você mude o grupo dela depois. Use para exceções. Para equipes, use grupos.
Na aba Dashboards, você escolhe quais dashboards a pessoa pode ver e editar e, quando o dashboard usa RLS, qual regra de dados vale para ela. Antes, ative o módulo Dashboards na aba Controle de Acesso. Para liberar a edição de um dashboard, a ação Editar também precisa estar ativa no módulo. Se você fechar a janela com permissões marcadas e não salvas, a tela pergunta “Sair sem salvar as permissões?”. O usuário já foi criado: só as permissões marcadas são perdidas.

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Editar, inativar e reativar

Na lista de Usuários, cada linha tem três ícones: ver os detalhes (com o último acesso), Editar e Inativar ou Reativar.
  • Editar muda nome, email, telefone, papel e a situação Ativo. Se você mudar o email, avise a pessoa: o login dela muda junto.
  • Inativar tira o acesso da pessoa à plataforma. Permissões, grupos e histórico ficam guardados, e Reativar devolve tudo como era.
  • Não é possível excluir usuários. Para tirar o acesso de alguém, inative.
A lista mostra só os usuários ativos. Para ver os inativos, troque o filtro para Somente usuários inativos ou Todos os usuários.
Usuários inativos não contam no limite da empresa. Se o limite estiver cheio, inative quem não usa mais antes de cadastrar ou reativar alguém.

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Criar um grupo

1

Abra o Controle de Acesso

No menu lateral, clique em Segurança e Governança › Controle de Acesso e escolha a aba Grupos.
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Crie o grupo

Clique em Criar novo grupo. Informe o Nome do Grupo, por exemplo “Equipe Comercial”, e, se quiser, uma Descrição.
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Escolha os membros

Marque pelo menos uma pessoa em Membros e clique em Criar Grupo.
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Defina as permissões

Com o grupo selecionado, ajuste os módulos em Permissões do Grupo. Veja como em Definir permissões.
Para incluir ou tirar pessoas depois, use Gerenciar Membros. Vincular Integrante adiciona uma pessoa, e o ícone Remover do grupo tira. Só aparecem usuários com o papel Usuário.
Ao excluir um grupo, os membros perdem na hora todas as permissões que vinham dele. A exclusão não pode ser desfeita.

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Definir permissões

Cada módulo aparece em um cartão. As mudanças são salvas assim que você clica, sem botão de salvar: o cartão mostra Salvo por um instante.
  • Acesso ao Módulo liga e desliga o módulo inteiro. Ao ligar, a pessoa ou o grupo passa a poder ver o módulo. Depois, marque as outras ações: criar, editar, excluir, exportar, enviar arquivos e apresentar.
  • Ver é obrigatório enquanto houver outra ação marcada. Para tirar todo o acesso, desligue Acesso ao Módulo.
  • O rodapé do cartão resume o acesso: Sem acesso, Apenas visualização ou Acesso total.
  • Módulo Bloqueado quer dizer que o módulo não está no plano da empresa. Ação Restrita quer dizer que o plano tem o módulo, mas não aquela ação.

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Mudar vários módulos de uma vez

Os botões acima dos cartões mudam todos os módulos de uma vez, depois de pedir confirmação:
Os botões valem só para os módulos que estão na tela. Para aplicar a alguns módulos, filtre antes em Buscar módulo por nome….

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Liberar algo para uma pessoa só

Use quando uma pessoa precisa de algo que o grupo dela não tem.
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Encontre a pessoa

Em Controle de Acesso, escolha a aba Utilizadores e busque a pessoa pelo nome ou email.
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Confira o que ela já tem

Os cartões mostram tudo o que a pessoa pode fazer agora, somando os grupos e as liberações individuais.
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Libere o que falta

Ligue o módulo ou marque a ação. Ao ligar um módulo, a tela mostra Quem já tem acesso a ele. Clique em Conceder acesso para confirmar.
Desmarcar aqui só remove o que foi liberado para a pessoa individualmente. Se o acesso vem de um grupo, ele continua, e a ação volta a aparecer marcada quando você recarrega a página. Para tirar esse acesso, remova a pessoa do grupo ou mude as permissões do grupo.

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Ativar os módulos de cada empresa

Só para o Administrador do Conglomerado. É aqui que você distribui entre as empresas do conglomerado os módulos que foram contratados.
  1. Em Controle de Acesso, escolha a aba Empresas e selecione a empresa.
  2. Ligue ou desligue os módulos e as ações, como em Definir permissões.
O que estiver ativo aqui forma o plano da empresa. O que estiver desligado aparece como Módulo Bloqueado para os administradores dela.
Ative só o que foi contratado. Ao desligar um módulo, todas as pessoas da empresa perdem o acesso a ele na hora, inclusive o Administrador da Empresa.
Selecionar uma empresa na aba Empresas também troca os grupos e as pessoas que aparecem nas abas Grupos e Utilizadores. Na tela Usuários, a lista segue a empresa escolhida no seletor de empresa do menu lateral.

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Dashboards e agentes

Além da permissão no módulo, cada dashboard e cada agente tem a sua própria lista de quem pode usá-lo:
  • Dashboards: em Administração › Relatórios e Dashboards, escolha quem vê e quem edita cada dashboard e, se ele usa RLS, qual regra de dados vale para cada pessoa.
  • Agentes: em Administração › Agentes, escolha quem pode usar cada agente no Datatalk IA.

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Problemas comuns

O servidor de email do conglomerado não está configurado, e sem ele a plataforma não consegue enviar o email de primeiro acesso. O Administrador do Conglomerado configura em Administração › Meu Conglomerado. O Administrador da Empresa não tem acesso a essa tela: peça ao Administrador do Conglomerado.
O servidor de email falhou ao enviar o email de primeiro acesso, mas o usuário pode ter sido criado mesmo assim. Recarregue a lista antes de tentar de novo. Se ele estiver lá, peça ao Administrador do Conglomerado para revisar o servidor de email. Depois, a pessoa pode usar Esqueceu sua senha? na tela de login para receber uma senha nova.
A empresa chegou ao limite de usuários ativos. Inative quem não usa mais a plataforma ou fale com o responsável pelo contrato para aumentar o limite.
Já existe um usuário com esse email. Ele pode estar inativo: troque o filtro para Todos os usuários e, se for o caso, reative. Ele também pode estar em outra empresa.
Peça para ela procurar o email Primeiro acesso na caixa de spam. Se não estiver lá, ela pode usar Esqueceu sua senha? na tela de login para receber uma senha temporária nova.
O acesso vem de um grupo da pessoa. A aba Utilizadores só remove o que foi liberado individualmente. Remova a pessoa do grupo ou mude as permissões do grupo.
Os grupos e a aba Utilizadores mostram só pessoas com o papel Usuário. Administradores já acessam tudo o que está no plano e não precisam de grupo.
O Administrador da Empresa não edita usuários com o papel Administrador do Conglomerado. Peça a um Administrador do Conglomerado.
  • Peça para ela recarregar a página com F5 (no Mac, Cmd + R).
  • Confira se ela está na empresa certa, no seletor do menu lateral.
  • Se for um dashboard ou um agente, confira também o acesso no próprio item (veja Dashboards e agentes).
  • Veja os outros casos em Não vejo um menu, botão ou dashboard.
Algumas permissões não foram salvas. As que já foram salvas continuam valendo. Clique em Concluir de novo para tentar mais uma vez.

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Quem pode ajudar

  • O Administrador do Conglomerado configura o servidor de email, cadastra outros Administradores do Conglomerado e ativa os módulos de cada empresa.
  • O responsável pelo contrato da sua empresa aumenta o limite de usuários e inclui módulos que ainda não foram contratados.