> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://ajuda.head.dataguvi.com.br/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Gestionar usuarios, grupos y permisos

> Registra personas, organízalas en grupos y define qué puede ver y hacer cada una en la plataforma.

Esta guía es para administradores. El camino más simple es: registra a la persona, ponla en un [grupo](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#grupo-de-usuarios) y deja que el grupo defina los [permisos](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#permiso). Así, cuando el equipo cambia, ajustas el grupo una sola vez, y no persona por persona.

## Antes de empezar

* Necesitas el [rol](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#rol) **Administrador de la Empresa** o **Administrador del Conglomerado**.
* El registro envía un email de primer acceso. Para eso, el servidor de email del conglomerado debe estar configurado en **Administración › Mi Conglomerado**.
* Cada empresa tiene un límite de usuarios activos, definido en el contrato.

Lo que puede hacer cada rol de administrador:

| | Administrador de la Empresa | Administrador del Conglomerado |
| - | - | - |
| Registrar **Usuario** y **Administrador de la Empresa** | Sí | Sí |
| Registrar y editar **Administrador del Conglomerado** | No | Sí |
| Crear grupos y definir permisos | Sí | Sí, en todas las empresas |
| Activar los módulos de cada empresa | No | Sí |
| Configurar el servidor de email | No | Sí |

## Cómo funciona el acceso

* **Los administradores no necesitan permisos.** El Administrador de la Empresa ya accede a todo lo que está en el [plan](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#plan) de la empresa, y el Administrador del Conglomerado accede a todo. Por eso no aparecen en los grupos ni en la pestaña de permisos por persona.
* **Quien tiene el rol Usuario empieza sin acceso a ningún módulo.** Solo ve lo que le dé un grupo o un permiso individual.
* **Basta con que un grupo lo habilite.** Si la persona está en varios grupos y al menos uno habilita una acción, tiene esa acción.
* **El permiso individual se suma.** Le da a una persona algo más de lo que le dan sus grupos, y sigue valiendo aunque el grupo pierda ese acceso.
* **Nada va más allá del plan.** Un módulo o una acción fuera del plan de la empresa no puede habilitarse para nadie.

> [!NOTE]
>
> Los permisos se cargan cuando la página se abre. Después de cualquier cambio, pide a la persona que recargue la página.

## Registrar un usuario

**1. Abre la lista de usuarios**

En el menú lateral, haz clic en **Seguridad y Gobernanza › Usuarios** y después en **Nuevo Usuario**.

**2. Completa los datos**

Ingresa **Nombre Completo**, **Correo electrónico** y **Teléfono**. El email es el login de la persona y no puede estar en uso por otro usuario.

**3. Elige el rol**

En **Rol / Cargo**, selecciona **Usuario**, **Administrador de la Empresa** o, si eres Administrador del Conglomerado, **Administrador del Conglomerado**.

**4. Crea el usuario**

Haz clic en **Nuevo Usuario**. La plataforma crea el registro y envía a la persona el email **Primeiro acesso**, con una contraseña temporal. Mira qué hace con él en [Primer acceso](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/getting-started/sign-in.md#primer-acceso).

**5. Decide sobre los permisos**

Si el rol es **Usuario**, la pantalla pregunta si quieres configurar los permisos ahora. Para administradores, este paso no aparece.

> [!NOTE]
>
> Por ahora, los emails de la plataforma se envían en portugués, por eso el email de primer acceso llega con el asunto **Primeiro acesso**.

Si tu empresa entra a la plataforma por el portal de la propia empresa, el registro no envía email: la persona entra directo por el portal.

### Configurar ahora o después

* **Hacerlo después** es el camino recomendado. Después, pon a la persona en un grupo (mira [Crear un grupo](#crear-un-grupo)).
* **Configurar ahora** abre las pestañas **Control de Acceso** y **Dashboards**. Activa los módulos y las acciones que la persona necesita y haz clic en **Finalizar**.

> [!WARNING]
>
> Lo que marques en **Configurar ahora** se convierte en un permiso individual: vale solo para esa persona y sigue valiendo aunque después cambies su grupo. Úsalo para excepciones. Para equipos, usa grupos.

En la pestaña **Dashboards**, eliges qué dashboards puede ver y editar la persona y, cuando el dashboard usa [RLS](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#rls-reglas-de-acceso-a-los-datos), qué regla de datos vale para ella. Antes, activa el módulo **Dashboards** en la pestaña **Control de Acceso**. Para habilitar la edición de un dashboard, la acción **Editar** también debe estar activa en el módulo.

Si cierras la ventana con permisos marcados y sin guardar, la pantalla pregunta “¿Salir sin guardar los permisos?”. El usuario ya fue creado: solo se pierden los permisos marcados.

## Editar, desactivar y reactivar

En la lista de **Usuarios**, cada fila tiene tres íconos: ver los detalles (con el último acceso), **Editar** y **Desactivar** o **Reactivar**.

* **Editar** cambia nombre, email, teléfono, rol y el estado **Activo**. Si cambias el email, avísale a la persona: su login cambia también.
* **Desactivar** quita el acceso de la persona a la plataforma. Permisos, grupos e historial se conservan, y **Reactivar** devuelve todo como estaba.
* **No es posible eliminar usuarios.** Para quitarle el acceso a alguien, desactívalo.

La lista muestra solo los usuarios activos. Para ver los inactivos, cambia el filtro a **Solo usuarios inactivos** o **Todos los usuarios**.

> [!NOTE]
>
> Los usuarios inactivos no cuentan en el límite de la empresa. Si el límite está lleno, desactiva a quien ya no usa la plataforma antes de registrar o reactivar a alguien.

## Crear un grupo

**1. Abre el Control de Acceso**

En el menú lateral, haz clic en **Seguridad y Gobernanza › Control de Acceso** y elige la pestaña **Grupos**.

**2. Crea el grupo**

Haz clic en **Crear nuevo grupo**. Ingresa el **Nombre del Grupo**, por ejemplo “Equipo Comercial”, y, si quieres, una **Descripción**.

**3. Elige los miembros**

Marca al menos una persona en **Miembros** y haz clic en **Crear Grupo**.

**4. Define los permisos**

Con el grupo seleccionado, ajusta los módulos en **Permisos del Grupo**. Mira cómo en [Definir permisos](#definir-permisos).

Para agregar o quitar personas después, usa **Gestionar Miembros**. **Vincular Integrante** agrega una persona, y el ícono **Eliminar del grupo** la quita. Solo aparecen usuarios con el rol **Usuario**.

> [!WARNING]
>
> Al eliminar un grupo, los miembros pierden en el momento todos los permisos que venían de él. La eliminación no se puede deshacer.

## Definir permisos

Cada módulo aparece en una tarjeta. Los cambios se guardan apenas haces clic, sin botón de guardar: la tarjeta muestra **Guardado** por un instante.

* **Acceso al Módulo** activa y desactiva el módulo entero. Al activarlo, la persona o el grupo puede ver el módulo. Después, marca las otras acciones: crear, editar, eliminar, exportar, subir archivos y presentar.
* **Ver es obligatorio** mientras haya otra acción marcada. Para quitar todo el acceso, desactiva **Acceso al Módulo**.
* El pie de la tarjeta resume el acceso: **Sin acceso**, **Solo visualización** o **Acceso total**.
* **Módulo Bloqueado** significa que el módulo no está en el plan de la empresa. **Acción Restringida** significa que el plan tiene el módulo, pero no esa acción.

### Cambiar varios módulos a la vez

Los botones sobre las tarjetas cambian todos los módulos a la vez, después de pedir confirmación:

| Botón | Qué hace |
| - | - |
| **Habilitar todos** | Habilita ver en los módulos que están sin acceso. No toca los demás. |
| **Solo lectura** | Deja solo ver en todos los módulos y quita las otras acciones. |
| **Acceso total** | Habilita todas las acciones que el plan permite en todos los módulos. |
| **Deshabilitar todos** | Quita todo el acceso de todos los módulos. |

> [!TIP]
>
> Los botones valen solo para los módulos que están en la pantalla. Para aplicarlos a algunos módulos, filtra antes en **Buscar módulo por nombre...**.

## Habilitar algo para una sola persona

Úsalo cuando una persona necesita algo que su grupo no tiene.

**1. Encuentra a la persona**

En **Control de Acceso**, elige la pestaña **Usuarios** y busca a la persona por nombre o email.

**2. Revisa lo que ya tiene**

Las tarjetas muestran todo lo que la persona puede hacer ahora, sumando los grupos y los permisos individuales.

**3. Habilita lo que falta**

Activa el módulo o marca la acción. Al activar un módulo, la pantalla muestra **Quién ya tiene acceso** a él. Haz clic en **Conceder acceso** para confirmar.

> [!WARNING]
>
> Desmarcar aquí solo quita lo que se habilitó para la persona individualmente. Si el acceso viene de un grupo, sigue, y la acción vuelve a aparecer marcada cuando recargas la página. Para quitar ese acceso, saca a la persona del grupo o cambia los permisos del grupo.

## Activar los módulos de cada empresa

Solo para el Administrador del Conglomerado. Aquí distribuyes entre las empresas del conglomerado los módulos que se contrataron.

1. En **Control de Acceso**, elige la pestaña **Empresas** y selecciona la empresa.
2. Activa o desactiva los módulos y las acciones, como en [Definir permisos](#definir-permisos).

Lo que esté activo aquí forma el plan de la empresa. Lo que esté desactivado aparece como **Módulo Bloqueado** para sus administradores.

> [!WARNING]
>
> Activa solo lo que se contrató. Al desactivar un módulo, todas las personas de la empresa pierden el acceso a él en el momento, incluso el Administrador de la Empresa.

Seleccionar una empresa en la pestaña **Empresas** también cambia los grupos y las personas que aparecen en las pestañas **Grupos** y **Usuarios**. En la pantalla **Usuarios**, la lista sigue la empresa elegida en el selector de empresa del menú lateral.

## Dashboards y agentes

Además del permiso en el módulo, cada dashboard y cada [agente](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/glossary.md#agente) tiene su propia lista de quién puede usarlo:

* **Dashboards**: en **Administración › Informes y Dashboards**, elige quién ve y quién edita cada dashboard y, si usa RLS, qué regla de datos vale para cada persona.
* **Agentes**: en **Administración › Agentes**, elige quién puede usar cada agente en Datatalk IA.

## Problemas comunes

> [accordion] “Acción Bloqueada” al hacer clic en Nuevo Usuario
>
> El servidor de email del conglomerado no está configurado, y sin él la plataforma no puede enviar el email de primer acceso. El Administrador del Conglomerado lo configura en **Administración › Mi Conglomerado**. El Administrador de la Empresa no tiene acceso a esa pantalla: pídeselo al Administrador del Conglomerado.

> [accordion] “Debe configurar un servidor SMTP…” después de crear el usuario
>
> El servidor de email falló al enviar el email de primer acceso, pero el usuario puede haberse creado de todos modos. Recarga la lista antes de intentarlo de nuevo. Si está ahí, pide al Administrador del Conglomerado que revise el servidor de email. Después, la persona puede usar **¿Olvidaste tu contraseña?** en la pantalla de inicio de sesión para recibir una contraseña nueva.

> [accordion] “Su empresa alcanzó el límite de usuarios permitido.”
>
> La empresa llegó al límite de usuarios activos. Desactiva a quien ya no usa la plataforma o habla con el responsable del contrato para aumentar el límite.

> [accordion] “Este correo electrónico ya está en uso. Elija otro.”
>
> Ya existe un usuario con ese email. Puede estar inactivo: cambia el filtro a **Todos los usuarios** y, si es el caso, reactívalo. También puede estar en otra empresa.

> [accordion] La persona no recibió el email de primer acceso
>
> Pídele que busque el email **Primeiro acesso** en la carpeta de spam. Si no está ahí, puede usar **¿Olvidaste tu contraseña?** en la pantalla de inicio de sesión para recibir una contraseña temporal nueva.

> [accordion] Desmarqué un permiso en la pestaña Usuarios y volvió
>
> El acceso viene de un grupo de la persona. La pestaña **Usuarios** del **Control de Acceso** solo quita lo que se habilitó individualmente. Saca a la persona del grupo o cambia los permisos del grupo.

> [accordion] No encuentro a la persona para ponerla en un grupo
>
> Los grupos y la pestaña **Usuarios** del **Control de Acceso** muestran solo personas con el rol **Usuario**. Los administradores ya acceden a todo lo que está en el plan y no necesitan grupo.

> [accordion] El ícono de editar está desactivado: “No tienes permiso para editar este usuario.”
>
> El Administrador de la Empresa no edita usuarios con el rol Administrador del Conglomerado. Pídeselo a un Administrador del Conglomerado.

> [accordion] Lo habilité, pero la persona sigue sin verlo
>
> * Pídele que recargue la página con `F5` (en Mac, `Cmd` + `R`).
> * Verifica que esté en la empresa correcta, en el selector del menú lateral.
> * Si es un dashboard o un agente, revisa también el acceso en el propio elemento (mira [Dashboards y agentes](#dashboards-y-agentes)).
> * Mira otros casos en [No veo un menú, botón o dashboard](https://ajuda.head.dataguvi.com.br/es/access/missing-menu-or-button.md).

> [accordion] “No se pudieron guardar # permisos de Control de Acceso.” al finalizar el registro
>
> Algunos permisos no se guardaron. Los que ya se guardaron siguen valiendo. Haz clic en **Finalizar** de nuevo para intentarlo otra vez.

## Quién puede ayudar

* **El Administrador del Conglomerado** configura el servidor de email, registra a otros Administradores del Conglomerado y activa los módulos de cada empresa.
* **El responsable del contrato** de tu empresa aumenta el límite de usuarios e incluye módulos que todavía no se contrataron.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.